FUNDAMENTOS
Fundamentos Constitucionales
- Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia:
Este artículo protege el derecho a la intimidad personal y familiar y el buen nombre, y establece que el Estado debe respetar y hacer respetar estos derechos. También establece el derecho de las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
- Artículo 20 de la Constitución Política de Colombia:
Garantiza el derecho a la libertad de expresión, que incluye el derecho a recibir información veraz e imparcial. Este derecho está relacionado con el acceso a la información pública, aunque con restricciones en casos de información clasificada o reservada.
- Artículo 74 de la Constitución Política de Colombia:
Garantiza el derecho de acceso a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley. Esto implica que hay información que puede ser clasificada y reservada por razones justificadas.
Fundamentos Legales
- Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales):
Regula el tratamiento de datos personales por parte de entidades públicas y privadas. Las notarías deben cumplir con esta ley para garantizar la protección de los datos personales contenidos en sus documentos.
- Decreto 1377 de 2013:
Reglamenta la Ley 1581 de 2012 y establece disposiciones sobre la obtención, manejo y protección de datos personales, incluyendo los plazos y procedimientos para la conservación y eliminación de datos.
- Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional):
Regula el acceso a la información pública y establece excepciones para la información que puede ser clasificada como reservada o confidencial por razones de seguridad nacional, seguridad pública, defensa nacional, vida privada, o datos personales.
- Decreto 103 de 2015:
Reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y establece directrices sobre la clasificación y reserva de la información pública.
- Decreto 1081 de 2015:
Compila normas sobre el acceso a la información pública y establece disposiciones adicionales sobre la clasificación y reserva de información.
- Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012):
Incluye disposiciones sobre la conservación de documentos notariales y la gestión documental en las notarías.
- Normas del Archivo General de la Nación:
El Archivo General de la Nación (AGN) emite directrices y reglamentaciones sobre la gestión documental en Colombia, incluyendo la clasificación, conservación y acceso a los documentos notariales.
Estos fundamentos constitucionales y legales proporcionan el marco normativo necesario para la clasificación y reserva de la información en la gestión documental de una notaría en Colombia, asegurando tanto el derecho al acceso a la información como la protección de la privacidad y los datos personales.
Puede visitar este portal: https://www.datos.gov.co/
Excepciones a la Accesibilidad de la Información
Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional)
La Ley 1712 de 2014 establece diversas excepciones en las que la información puede ser clasificada como reservada o confidencial:
- Seguridad Nacional y Defensa:
- Información cuya divulgación pueda poner en riesgo la seguridad y la defensa nacional.
- Seguridad Pública:
- Información que pueda comprometer la seguridad pública o la vida e integridad de personas.
- Vida Privada y Datos Personales:
- Información que afecte la intimidad, la vida privada o los datos personales de las personas.
- Información Comercial e Industrial:
- Información que, de ser divulgada, pueda perjudicar los intereses comerciales e industriales legítimos de una persona o entidad.
- Investigaciones Disciplinarias y Penales:
- Información relacionada con investigaciones disciplinarias, penales o administrativas en curso que, de divulgarse, pueda afectar el desarrollo de dichas investigaciones.
Decreto 1081 de 2015
El Decreto 1081 de 2015 también establece criterios adicionales para la clasificación de la información como reservada o confidencial:
- Información Estratégica:
- Información considerada estratégica para la estabilidad y el desarrollo del país.
- Información Relacionada con Derechos de Autor y Propiedad Intelectual:
- Información que contenga secretos industriales, patentes y derechos de autor que, de divulgarse, afecten los derechos de propiedad intelectual.
Normas del Archivo General de la Nación (AGN)
Las normas del AGN también contemplan excepciones específicas para la clasificación de información:
- Documentos Históricos y Patrimoniales:
- Documentos que, por su valor histórico y patrimonial, deben ser protegidos y conservados bajo condiciones especiales de acceso.
- Información Clasificada por Orden Judicial:
- Información que haya sido clasificada por orden de una autoridad judicial competente.
Ejemplos Prácticos de Excepciones
- Testamentos y Escrituras Privadas:
- Documentos notariales como testamentos y escrituras privadas pueden contener información personal y sensible que debe ser protegida hasta después del fallecimiento del testador o mientras la información siga siendo considerada privada.
- Información Empresarial:
- Documentos que contengan información sobre acuerdos comerciales o industriales que, de ser divulgados, podrían afectar la competitividad de una empresa.
Estas excepciones garantizan un equilibrio entre el derecho de acceso a la información y la necesidad de proteger ciertos intereses y derechos fundamentales, asegurando la confidencialidad y seguridad de la información que pueda ser sensible o comprometedora.