De conformidad con el literal C del artículo 5 de la Ley 1712 de 2014, los Notarios como particulares que ejercen funciones públicas están cobijados por el ámbito de aplicación de la norma en comento, es decir, son sujetos obligados a la luz de la señalada norma, de otra parte, no debe dejarse de lado lo señalado en el Art. 9 de la misma norma, el cual es claro en indicar:
«ARTICULO 9. Información mínima obligatoria respecto a la estructura del sujeto obligado. Todo sujeto obligado deberá publicar la siguiente información mínima obligatoria de manera proactiva en los sistemas de información del Estado o herramientas que lo sustituyan:
(…)
b) Su presupuesto general, ejecución presupuestal histórica anual y planes de gasto público para cada año fiscal, de conformidad con el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011″
Por su parte, el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 dispone:
ARTÍCULO 74. Plan de acción de les entidades públicas. A partir de la vigencia de la presente ley, todas las entidades del Estado a más tardar el 31 de enero de cada año, deberán publicar en su respectiva página web el Plan de Acción para el año siguiente…»
De lo transcrito, se observa que el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 SOLAMENTE aplica o hace referencia a las Entidades del sector público dentro de las cuales no se encuentran las notarías, las cuales, se reitera son PARTICULARES que ejercen funciones públicas.
En igual sentido, el Estatuto Orgánico del Presupuesto NO refiere a las Notarías ni incorpora los valores recibidos por concepto de servicios notariales al presupuesto general de la nación, como tampoco en el Presupuesto de Gastos o en la Ley de Apropiaciones, se hacen figurar sumas relacionadas con el funcionamiento del servicio público notarial.
Por consiguiente, los dineros recibidos por los particulares (Notarios) por concepto de servicios notariales no llegan a formar parte del presupuesto general de la nación como tampoco hacen parte de los fondos que hacen parte del Estado.
Los dineros que pagan los usuarios del servicio público notarial de acuerdo a las tarifas que fija el Estado como retribución a la función que ejercen los notarios, deben identificarse con la noción de tasa entendida esta como la contraprestación que exige el Estado como estipendio de unos servicios. Tal retribución NO CONSTITUYE FONDOS PUBLICOS porque la ley no les otorga ese carácter, como tampoco INGRESAN AL PRESUPUESTO NACIONAL, y, por consiguiente, no hacen parte de los bienes o fondos de la Nación.
Es de aclarar que los recursos notariales tienen una destinación específica como es la de costear y mantener el servicio notarial, dejando entonces el manejo de estos recursos a discrecionalidad del Notario, lo cual se enmarca en la AUTONOMÍA que le otorga la ley para el ejercicio de sus funciones al Notario (artículo 8 Decreto Ley 960 de 1970).
Finalmente, se destaca que exigir al Notario como particular publicar las sumas que maneja anualmente (ingresos gastos) puede poner en grave riesgo la seguridad personal y el derecho a la privacidad de dicho particular, por lo que, en criterio de este Despacho Notarial la información contable de del Notario NO debe ser pública y compartida a través de la página web bastando con los informes y reportes que se realizan oportunamente ante las entidades competentes como lo son la DIAN y la Superintendencia de Notariado y Registro.