Procedimientos que se siguen para tomar decisiones en las diferentes áreas
La Notaría Única del Círculo de Armero Guayabal, brinda un excelente servicio en procura de solucionar las diferentes inquietudes y necesidades de los usuarios, siempre se garantiza una satisfactoria e inmediata atención encaminado al retorno de los usuarios y a la buena imagen de la institución.
Los funcionarios de atención al cliente tiene total claridad de la información sobre los procesos notariales, brindando óptimos resultados los cuales se reflejan en el Informe Estadístico Notarial y en el permanente retorno de los usuarios dado a la satisfactoria atención, procesos vigilados y aprobados por la Superintendencia de Notariado y Registro, quien ejerce los programas de auditorías, revisando si los procedimientos y las actividades que la notaría debe desempeñar, se están realizando de la manera correcta como lo indica la ley.
Proceso de Selección de Planta Física
Es importante que la Notaría, sus trabajadores y en especial nuestros usuarios se sientan cómodos en las instalaciones donde se presta el servicio, por tanto, el local es amplio, iluminado y ventilado, cuenta con baño al servicio del público con acceso para personas en situación de discapacidad, acorde a la ley 1618 de 2013, art 14 numeral 6. En la entrada de la edificación se permite el acceso de perros guía, sillas de ruedas, bastones y demás elementos o ayudas necesarias, por parte de las personas que presenten dificultad o limitación para su movilidad y desplazamiento. Se dispone de sistemas de guía de braille e información para las personas invidentes o con visión disminuida que facilite y agilice su desplazamiento seguro y efectivo.
VERIFICACION LOCAL
La Notaria está ubicada en la carrera 6 No. 6-113 Barrio Centro del Municipio de Armero Guayabal, Tolima, en la zona céntrica, a una cuadra en línea recta del parque principal y con fácil visibilidad y acceso al público. El local ofrece excelentes condiciones de presentación y comodidad para los usuarios del servicio, dando cumplimiento al Decreto 960 de 1079 art 159.
Su archivo cuenta con seguridad, el cual se observa limpio y organizado. Los tomos del protocolo están cocidos y encuadernados debidamente, presentando la mayor seguridad de integridad y conservación, al final de cada uno de ellos se encuentra la nota de clausura, dando cumplimiento al Decreto 960 de 1970 art 108, art 113.
El local, cuenta con las siguientes áreas acordes para la prestación del servicio, ubicadas en un nivel.
- Área de cartelera de edictos.
- Área de atención al usuario.
- Continuación ventanilla área de biometría y autenticaciones, con su respectivo aviso.
- Área de despacho Notarial, con su respectivo aviso.
- Área de escrituración.
- Área de sala de espera o descanso que dispone de espacios para los usuarios en silla de ruedas, y permite su permanencia, sin obstruir las zonas de circulación.
- Área de registro civil y declaraciones extraprocesales, con su respectivo aviso.
- Área de salón de matrimonios, con su respectivo aviso.
- Área de protocolo de escrituración, con su respectivo aviso.
- Área de cafetería, con su respectivo aviso.
Proceso de Selección de Personal
El éxito de cualquier organización depende de la calidad del personal electo para el trabajo. Por lo tanto, el procedimiento de selección es una de las más importante para la gestión de nuestra institución. Por tanto, se tienen en cuenta los siguientes pasos para un proceso de selección de personal efectivo: Analizar las necesidades, llamamiento de personal, preselección, pruebas, entrevista, valoración y decisión, salud ocupacional, contratación e incorporación, acompañamiento continuo desde el día cero al trabajador que le brinda tranquilidad y seguridad dentro de la empresa (nunca dejarlo solo).
Proceso de Selección de Herramientas de Trabajo
Es de gran relevancia cuando se quiere organizar las personas darles herramientas útiles que permitan desarrollar con comodidad y eficiencia el trabajo a realizar, se escucha permanentemente al personal en sus necesidades, garantizando el uso de los recursos de manera óptima para poder ofrecer la mejor calidad en todos los servicios ofrecidos.
Selección de Capacitaciones
Buscamos instruir a todo nuestro personal con el objetivo de expandir sus conocimientos, habilidades y aptitudes de esta forma siempre prestaremos un servicio eficiente y actualizado a todos los nuevos parámetros que se vengan presentando.
Se organizan capacitaciones enfocadas a actualizar las nuevas directrices, leyes, decretos, resoluciones, circulares y temas de interés, buscando la actualización en la prestación del servicio. Se tienen como objetivo expandir los conocimientos, habilidades y aptitudes de los trabajadores y constituyen una fuente de mejoramiento.